Gegevensverwerkingsovereenkomst
1. Inleiding, toepassingsgebied, definities
"Clubee" betekent Clubee SARL, een geregistreerd bedrijf met hoofdkantoor in 12, rue de l'Industrie, L-3895 Foetz, R.C.S. Luxemburg B 189.993;
"Inhoud" betekent alle gegevens en informatie die door Klanten/Gebruikers worden geüpload, inclusief maar niet beperkt tot ontwerpen, afbeeldingen, animaties, video's, audiobestanden, lettertypen, logo's, illustraties, composities, kunstwerken, interfaces, tekst, literaire werken en alle andere materialen;
"Klant" betekent elke persoon, organisatie of bedrijf die het Contract aangaat door een van de Pakketten te kiezen en de gerelateerde Diensten te gebruiken die door Clubee worden aangeboden;
“Verbonden Organisaties” betekent elke organisatie of onderneming die gebruikmaakt van de Diensten van Clubee, via een Contract aan Clubee is gebonden en met de Klant is verbonden met het oog op de uitwisseling van gegevens en Materialen. Als de Klant bijvoorbeeld een club binnen een federatie is, en een uitwisseling van spelerslicenties tussen beide organisaties vereist is, dan is de federatie een Verbonden Organisatie voor de Klant. Dezelfde logica geldt voor andere organisaties waarmee de Klant verbonden kan zijn, zoals bijvoorbeeld een andere club, bedrijf, regionale associatie, nationale associatie, internationaal bestuursorgaan of andere.
"Contract" betekent de bindende overeenkomst tussen Clubee en de Klant waarin deze Algemene Voorwaarden, Gegevensverwerkingsovereenkomst, Algemene Voorwaarden voor Gebruikers, het Privacybeleid voor Gebruikers en eventuele wijzigingen daarop van tijd tot tijd zijn opgenomen;
"Materialen" betekent alle noodzakelijke software, alle informatieve tekst, softwaredocumentatie, ontwerp van en "look and feel”, foto's, afbeeldingen, audio, video, berichten, interactieve en instant messaging, ontwerp en functies, bestanden, documenten, afbeeldingen of andere materialen, al dan niet openbaar geplaatst of privé verzonden, evenals alle daarvan afgeleide werken. Alle Materialen zijn eigendom van Clubee of van derden;
"Pakket" betekent een bundel van Diensten die beschikbaar is voor de Klant. Elk Pakket biedt verschillende Diensten;
"Diensten" betekent het gebruik van en de toegang tot de website-hostingservices, websites, communicatiemiddelen, Clubee-database en andere diensten die beschikbaar zijn via de Site en Klantwebsites van www.clubee.com. Diensten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, Materialen, ontwerpen, opslag, texturen, foto-elementen, teammodules en teambeheer, netwerkdelen, extern beheer van sociale netwerken, archiveren, koppelen van media- en/of documentbestanden (inclusief, maar niet beperkt tot tekst, berichten, opmerkingen van gebruikers, informatie, afbeeldingen, gegevens en foto's). Het aantal beschikbare Diensten varieert naargelang het geselecteerde Pakket;
"Clubee-database" betekent een verzameling gegevens and informatie over personen (geboortedatum, lengte, gewicht, leeftijd enz.), teams, competities en wedstrijdresultaten en andere sportgerelateerde en niet-sportgerelateerde gedragsgegevens van de Gebruiker. De Clubee-database is eigendom van Clubee en beschermd onder Richtlijn 96/9/EG van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken (in overeenstemming met Richtlijn 95/46/EG), de Luxemburgse wet op de gegevensbescherming van 1 augustus 2018.
"Clubee Advertentienetwerk" betekent een online advertentieplatform gecreëerd door Clubee dat wordt gebruikt om advertentieruimte aan te bieden op de Site van de Klant.
"Advertentiepartner" betekent een bedrijf of entiteit die adverteert via het Clubee Advertentienetwerk op de Site van de Klant.
"Site" betekent www.clubee.com en websites van Klanten of webapplicaties ontworpen of toegestaan door Clubee;
"Gebruiker" betekent de persoon die inlogt op de Site met zijn wachtwoord en e-mailadres; eenmaal geregistreerd kan de Gebruiker Inhoud plaatsen en delen, communiceren met andere Gebruikers en toegang krijgen tot de Clubee-database, evenals het profiel van verschillende Personen;
"Persoon" betekent een persoonlijk profiel van een persoon, dat alle persoonlijke gegevens van een enkele persoon samenvat en door de Klant op de Site is ingevoerd. Dit persoonlijk profiel, inclusief alle of een deel van de gegevens, kan op verzoek of afhankelijk van de gewenste opzet worden gedeeld met andere organisaties die klant zijn van Clubee en die direct of indirect verbonden zijn met de Klant, zoals in veel gevallen clubs binnen eenzelfde federatie. Een Persoon kan ook worden ingezien en gewijzigd door een Gebruiker. De Klant begrijpt de risico's en voordelen van het delen van Personen met andere organisaties.
Dit contract regelt de rechten en plichten van de Klant en Clubee (hierna te noemen de "partijen") in het kader van de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant.
Dit contract is van toepassing op alle activiteiten waarbij medewerkers van Clubee of door Clubee ingeschakelde subverwerkers persoonsgegevens van de Klant namens de Klant verwerken.
Termen die in dit contract worden gebruikt, dienen te worden begrepen in overeenstemming met hun definitie in de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU. In die zin is de Klant de "verwerkingsverantwoordelijke" and Clubee de "verwerker".
2. Voorwerp en duur van de verwerking
2.1 Voorwerp
Clubee voert de volgende verwerkingen uit:
Leden- en licentiebeheer voor de Klant of Verbonden Organisaties. Alleen voornaam, achternaam en geboortedatum zijn verplicht; alle andere gegevens zoals e-mailadres of telefoonnummer zijn ter discretie van de Klant.
Digitale wedstrijdbladen, spelerstatistieken, evenementenbeheer, ticketing, scheidsrechtersbeheer en andere sportieve en niet-sportieve evenementen
Online betalingen, zoals lidmaatschapsgelden, deelnamekosten voor evenementen en andere
Aanwezigheidsregistratie en tracking voor spelers and andere personen met betrekking tot trainingen, wedstrijden en andere evenementen
Communicatiemiddelen zoals artikelen, foto's en video's die door de Klant kunnen worden gedeeld op hun website, sociale netwerken, mobiele app en andere platforms
Sponsorenbeheer, inclusief uitnodigingen voor sponsoren voor evenementen, rapportage, presentatie van deze sponsoren op verschillende platforms van de Klant
Formulieren, bijvoorbeeld registratieformulieren voor lidmaatschappen, licenties, evenementen, ticketing, enz. van de Klant
Beheer van de website van de Klant, inclusief alle andere bijbehorende functionaliteiten en tools
E-mailmarketing, ticketing, webshops van de Klant
Financieel gegevensbeheer, facturatie en boekhouding voor de Klant
Creatie van grafische en tekstuele inhoud die de Klant kan gebruiken voor marketingdoeleinden
Verdere tools worden met regelmatige tussenpozen door Clubee ontwikkeld en kunnen ter beschikking van de Klant worden gesteld
De verwerking is gebaseerd op de bestaande dienstenovereenkomst tussen de partijen, de Algemene Voorwaarden voor Klanten, alsmede indien van toepassing aangevuld met een hoofdcontract tussen de Klant en Clubee (beide hierna te noemen het "Hoofdcontract").
2.2 Duur
De verwerkingsduur is afgestemd op de duur van het Hoofdcontract.
3. Aard, doel en betrokkenen van de gegevensverwerking:
3.1 Aard van de verwerking
De verwerking is als volgt:
Personen en Gebruikers worden aangemaakt door de Klant, de Gebruikers zelf, of andere Verbonden Organisaties.
Personen kunnen aan Gebruikers worden gekoppeld bij het invoeren of verbinden van e-mailadressen.
Personen kunnen – afhankelijk van de opzet – worden gedeeld met Verbonden Organisaties. De Klant begrijpt de risico's en voordelen van het delen van Personen met andere organisaties. De Klant is de enige Verwerkingsverantwoordelijke van de Persoon, tenzij de genoemde Persoon wordt gedeeld met Verbonden Organisaties en meerdere organisaties bevoegd zijn om de gegevens van een Persoon bij te werken. In dat geval kan een Persoon meerdere verwerkingsverantwoordelijken hebben.
Aangezien Gebruikers gekoppeld kunnen zijn aan Personen binnen vele organisaties en klanten van Clubee, ongeacht of zij onderling verbonden zijn via Verbonden Organisaties, is Clubee zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker voor Gebruikers.
3.2 Doel van de verwerking
De verwerking dient het volgende doel: de administratie van de Klant en – indien van toepassing – de bij de vereniging aangesloten clubs en hun leden, de verwerking van wedstrijdrapporten voor wedstrijden en voor kennisgevingsdoeleinden, evenals elke andere levering van tools die de administratie, communicatie en marketing van de Klant ondersteunen.
3.3 Type gegevens
Clubee kan op verzoek gegevens delen met Verbonden Organisaties en leden. De gegevens die worden gedeeld zijn gegevens van het profiel van een Persoon, waaronder voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, taal, adres en eventueel andere sportieve, persoonlijke of organisatorische gegevens die vereist zijn door de Verbonden Organisatie en onder voorbehoud van toestemming van de Klant voor het delen van deze gegevens. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Voornaam en achternaam
Geboortedatum
Foto
Alle andere door de Klant gespecificeerde gegevens
3.4 Categorieën van betrokkenen
Betrokkenen bij de verwerking, indien gewenst:
Leden of atleten van een organisatie
Fans, familie en andere gemeenschapsleden rondom een organisatie
Werknemers van de organisatie
Andere personen van wie de gegevens door de Klant of haar Verbonden Organisaties worden geregistreerd met het oog op het delen van deze gegevens met de Verbonden Organisaties
4. Verplichtingen van Clubee
Clubee verwerkt persoonsgegevens uitsluitend zoals contractueel overeengekomen of zoals door de Klant geïnstrueerd, tenzij Clubee wettelijk verplicht is de gegevens op een bepaalde manier te verwerken. Indien dergelijke verplichtingen voor Clubee bestaan, zal Clubee de Klant hiervan voorafgaand aan de verwerking op de hoogte stellen, tenzij dit Clubee wettelijk verboden is.
Clubee bevestigt dat zij op de hoogte is van de relevante algemene regelgeving inzake gegevensbescherming. Clubee bewaakt de beginselen van een behoorlijke gegevensverwerking.
Clubee verplicht zich tot strikte vertrouwelijkheid tijdens de verwerking.
Personen die kennis kunnen nemen van de verwerkte gegevens, moeten zich er schriftelijk toe verbinden vertrouwelijkheid te betrachten, voor zover zij niet reeds op grond van de wet aan een desbetreffende geheimhoudingsplicht zijn onderworpen.
Clubee garandeert dat de door haar voor de verwerking ingezette personen vóór aanvang van de verwerking vertrouwd zijn gemaakt met de relevante bepalingen inzake gegevensbescherming en dit contract. Passende trainingen en sensibiliseringsmaatregelen worden met regelmatige tussenpozen herhaald. Clubee zorgt ervoor dat de voor de verwerking in opdracht ingezette personen adequaat worden geïnstrueerd en continu worden gecontroleerd met betrekking tot de naleving van de vereisten voor gegevensbescherming.
In samenhang met de verwerking in opdracht zal Clubee de Klant voor zover nodig ondersteunen bij de nakoming van diens verplichtingen op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder bij het opstellen en bijwerken van het register van verwerkingsactiviteiten, bij het uitvoeren van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij eventuele noodzakelijke raadpleging van de toezichthoudende autoriteit. De vereiste informatie en documentatie worden beschikbaar gehouden en op verzoek aan de Klant doorgezonden.
Indien de Klant onderworpen is aan inspectie door toezichthoudende autoriteiten of andere instanties of indien betrokkenen rechten jegens hem doen gelden, verplicht Clubee zich ertoe de Klant voor zover nodig te ondersteunen, voor zover de verwerking hierdoor wordt beïnvloed.
Clubee mag uitsluitend met voorafgaande toestemming van de Klant informatie verstrekken aan derden of de betrokkene. Zij zal alle rechtstreeks aan haar gerichte verzoeken doorsturen naar de Klant.
Indien wettelijk vereist, stelt Clubee een deskundige en betrouwbare persoon aan als functionaris voor gegevensbescherming. Er moet voor worden gezorgd dat er geen belangenconflicten zijn voor de gemachtigde vertegenwoordiger. In geval van twijfel kan de Klant rechtstreeks contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming. Clubee zal de Klant onverwijld informeren over de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of toelichten waarom er geen functionaris is aangesteld. Clubee zal de Klant onverwijld informeren over eventuele wijzigingen in de persoon of de interne taken van de gemachtigde vertegenwoordiger.
De verwerking vindt in de regel plaats binnen de EU of de EER. Elke verplaatsing naar een derde land mag uitsluitend plaatsvinden met toestemming van de Klant en onder de voorwaarden die zijn opgenomen in Hoofdstuk V of de Algemene Verordening Gegevensbescherming en met inachtneming van de bepalingen van dit contract.
Indien een Persoon of Verbonden Organisatie van de Klant besluit zelf gebruik te maken van de Diensten van Clubee en een nieuw Contract aan te gaan, eventueel onder een betaald Pakket, is Clubee verplicht de relevante gegevens te delen met deze Persoon of Verbonden Organisatie. Dit geldt bijvoorbeeld als een club van een federatie de beheersoftware van Clubee voor eigen doeleinden wil gebruiken of bijvoorbeeld als een lid besluit een eigen account te openen bij Clubee en toegang te verkrijgen tot diens eigen persoonsgegevens en de meervoudige profielen van de Persoon bij verschillende organisaties binnen Clubee te beheren.
5. Beveiliging van de verwerking
De hieronder vermelde maatregelen voor gegevensbeveiliging zijn bindend gedefinieerd. Zij bepalen het minimum dat door Clubee verschuldigd is. De beschrijving van de maatregelen moet zo gedetailleerd zijn dat een deskundige derde op basis van de beschrijving alleen te allen tijde buiten twijfel kan vaststellen wat het verschuldigde minimum is. Verwijzing naar informatie die niet rechtstreeks uit deze overeenkomst kan worden gehaald, is niet toegestaan.
Het doel is met name om de vertrouwelijkheid, integriteit and beschikbaarheid van de verwerkte informatie te garanderen.Alle technische en organisatorische maatregelen hebben betrekking op Clubee.
De interne organisatie van de verwerker en haar subverwerkers is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van gegevensbescherming. Deze maatregelen omvatten:
Er zijn schriftelijke werkinstructies en richtlijnen aanwezig.
Programma's en procedures zijn en worden naar behoren gedocumenteerd.
De opslag- en toegangsmogelijkheden voor door machines gegenereerde logs zijn geregeld.
Meldingen, verzoeken om informatie en verzoeken om rectificatie, wissen of afschermen worden gedocumenteerd
Versleuteling
Bij elke verwerkingsactiviteit wordt gecontroleerd of het doel ervan ook kan worden bereikt zonder direct verband met een persoon. Als dit het geval is, wordt leesbare informatie met behulp van een geschikte methode omgezet in een tekenreeks die niet eenvoudig te interpreteren is.
Versleuteling (HTTPS) van gegevens tijdens verzending met SSL-certificaat
Pseudonimisering
Bij elke verwerkingsactiviteit moet worden gecontroleerd of het doel ervan ook zonder direct persoonsverband kan worden gerealiseerd. Als dit het geval is, wordt de verwerking van persoonsgegevens zodanig uitgevoerd dat deze gegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder het gebruik van aanvullende informatie.
Deze aanvullende informatie moet apart worden opgeslagen en is zelf onderworpen aan technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld.
Vertrouwelijkheid
De volgende maatregelen zorgen ervoor dat onbevoegde personen geen toegang krijgen tot de gegevensverwerkingssystemen en/of ruimtes
Toegangscontrole: Geen onbevoegde toegang tot gegevensverwerkingssystemen
Toegangscontrole: Geen onbevoegd systeemgebruik
Toegangscontrole: Geen onbevoegd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen binnen het systeem
Scheidingscontrole: Gescheiden verwerking van gegevens die voor verschillende doeleinden zijn verzameld
Integriteit
Deze voorzorgsmaatregelen, die ervoor zorgen dat persoonsgegevens niet kunnen worden vervalst, zijn genomen
Invoercontrole: Vaststellen of en door wie persoonsgegevens zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd in gegevensverwerkingssystemen
Doorgiftecontrole: Geen onbevoegd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen tijdens elektronische overdracht of transport
Detectie van virusinfecties en preventie van malware of de verspreiding van geïnfecteerde inhoud
Individuele gebruikersidentificatie and individueel wachtwoord
Wachtwoord moet voldoen aan bepaalde criteria (speciale tekens, wachtwoordlengte, gebruik van hoofd- en kleine letters, letters en cijfers)
Toegang via gepersonaliseerde accounts op basis van een autorisatieconcept
Gedifferentieerde toegangsautorisatie tot applicatieprogramma's
Gedifferentieerde bewerkingsmogelijkheden (lezen/bijwerken/verwijderen)
Regelmatige controle van bestaande machtigingen
Versleuteling van gegevens tijdens verzending (SSL)
Loggen en evalueren van logbestanden
Geen onbevoegd gebruik van externe mobiele opslagapparaten door medewerkers
Er is een autorisatieconcept op basis van het 'least privilege'-principe opgesteld voor administratieve activiteiten
Systeemwijzigingen worden vooraf geëvalueerd door business analisten en software-architecten
Er worden uitgebreide tests uitgevoerd, zoals functionele tests, belastingtests, prestatietests en penetratietests.
Na het acceptatieproces worden de versies aangemaakt en overgebracht naar productie.
Door het bewaken en controleren van de functies kunnen anomalieën tijdig worden gedetecteerd and doorgestuurd naar het ondersteunend personeel.
Differentiatie van datasets tussen productie- en testomgevingen.
7. Beschikbaarheid and veerkracht
Deze maatregelen, die de constante beschikbaarheid van de systemen garanderen, zijn reeds genomen:
Beschikbaarheidscontrole: bescherming tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging of verlies
Veerkrachtcontrole: vermogen van de systemen om om te gaan met risico-gerelateerde veranderingen en tolerantie en veerkracht te tonen bij verstoringen
Gebruik van een database met bekende fouten op systeem- en applicatieniveau
Monitoring en logging, probleemoplossing, foutcorrectie en escalatie
Adequate hardwarebeveiliging is gegarandeerd
Gekwalificeerd gebruik van beveiligingssoftware (firewalls, encryptieprogramma's, virusscanners, SPAM-filters) op alle werkplekken.
Systemen die onafhankelijk van elkaar werken
Automatische melding van storingen
8. Veerkracht
Deze maatregelen, die ervoor zorgen dat de in de systemen opgeslagen persoonsgegevens ook onder hoge belasting beschermd zijn tegen onopzettelijke vernietiging of verlies, zijn ingevoerd:
De uitvoering van externe software die niet op het werkstation is geïnstalleerd, wordt door technische maatregelen voorkomen
Contractuele verboden voor gebruikers
SPAM-filters
updates / patches
Gebruik van firewalls, encryptieprogramma's, virusscanners, SPAM-filters en andere beveiligingssoftware
9. Waarborgen van de beschikbaarheid
Deze maatregelen waarborgen het vermogen om de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens bij een fysiek of technisch incident snel te herstellen:
Meerlaags gegevensback-upconcept (back-up- & herstelconcept)
Noodhandboek/plan
10. Procedures voor regelmatige controle, beoordeling en evaluatie
Er worden met regelmatige tussenpozen beveiligingsaudits uitgevoerd om te zorgen voor regelmatige controle, beoordeling en evaluatie van de effectiviteit.
Dit houdt in dat de systemen en de upstream-beveiligingssystemen worden onderworpen aan penetratietests, die de volgende stappen omvatten
Kwaliteits- en kwetsbaarheidsscans met commerciële beoordelingstools en open source-programma's
Aanvullende handmatige tests om beveiligingslekken en kwetsbaarheden te identificeren
Gegevensbeschermingsbeheer: systeem voor regelmatige controle, beoordeling en evaluatie van gegevensbeschermingsmaatregelen
Incidentbeheer: systeem voor het voorbereiden, identificeren en rapporteren of registreren van beveiligingsincidenten
Standaardinstellingen die de privacy beschermen
Geïdentificeerde kwetsbaarheden worden gebruikt om een helder overzicht te creëren van de actuele beveiligingssituatie in het bedrijf. Na de audit worden de gevonden risico's/kwetsbaarheden en systemen beoordeeld. De beoordeling wordt gevolgd door een beschrijving van de zwakke punten en een dienovereenkomstige aanbeveling van maatregelen. Om veiligheidsredenen kan deze beoordeling pas met de Klant worden gedeeld nadat eventuele risico's/kwetsbaarheden zijn weggenomen.
11. Herstelbaarheid
Artikel 32 van de AVG verwijst naar het "vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen". Dit betekent dat bedrijven in staat moeten zijn om de gegevens weer beschikbaar te stellen.
Back-upsysteem met de mogelijkheid om gegevens te herstellen
De maatregelen voor gegevensbeveiliging kunnen worden aangepast in het kader van de verdere technische en organisatorische ontwikkeling, zolang ze niet onder het hier overeengekomen niveau zakken. Clubee zal eventuele wijzigingen die nodig zijn om de informatiebeveiliging te handhaven, onmiddellijk doorvoeren. De Klant dient onverwijld van eventuele wijzigingen op de hoogte te worden gesteld. Essentiële wijzigingen moeten door partijen gezamenlijk worden overeengekomen.
Indien de genomen beveiligingsmaatregelen niet of niet langer voldoen aan de eisen van de Klant, stelt Clubee de Klant hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Kopieën of duplicaten worden niet gemaakt buiten medeweten van de Klant. Dit geldt niet voor technisch noodzakelijke, tijdelijke kopieën, mits elke aantasting van het hier overeengekomen niveau van gegevensbeveiliging is uitgesloten.
6. Regels omtrent rectificatie, herstel en blokkering van gegevens
Clubee zal gegevens die binnen het kader van de opdracht worden verwerkt uitsluitend corrigeren, wissen of afschermen in overeenstemming met de gemaakte contractuele afspraken of in overeenstemming met de instructies van de Klant, tenzij de eigenaar van de gegevens zelf een rechtsgeldig verzoek indient bij de Klant.
7. Subcontracting overdrachten (onderaanneming)
Het inschakelen van subverwerkers (bijv. technische dienstverleners) is toegestaan binnen het kader van de wettelijk toepasselijke voorwaarden.
Toestemming is alleen mogelijk als de subverwerker contractueel is gebonden aan verplichtingen inzake gegevensbescherming die ten minste vergelijkbaar zijn met de verplichtingen die in dit contract zijn overeengekomen.
De verantwoordelijkheden van Clubee en de subverwerker moeten duidelijk worden afgebakend.
Clubee zal de subverwerker zorgvuldig selecteren en daarbij in het bijzonder letten op de geschiktheid van de door de subverwerker genomen technische en organisatorische maatregelen.
De doorgifte van de verwerkte gegevens aan de subverwerker is uitsluitend toegestaan indien Clubee zich ervan heeft vergewist dat de subverwerker zijn verplichtingen volledig is nagekomen.
Het inschakelen van subverwerkers die de verwerking niet uitsluitend vanuit het grondgebied van de EU of de EER uitvoeren, is uitsluitend mogelijk indien de voorwaarden uiteengezet in Hoofdstuk 4 (10) en (11) van dit contract in acht worden genomen. In het bijzonder is het alleen toegestaan indien en voor zover de subverwerker passende garanties biedt op het gebied van gegevensbescherming.
Clubee dient op regelmatige basis de naleving door de subverwerker van diens verplichtingen adequaat te controleren.
De hieronder vermelde subverwerkers zijn geautoriseerd. Deze lijst kan door Clubee worden bijgewerkt afhankelijk van de behoeften en noodzaak:
Alle subverwerkers vermeld in het Privacybeleid van het bedrijf, dat te vinden is op https://get.clubee.com/privacy-policy
"Bannerbear.com" is een dienst geleverd door Bannerbear Ltd., 68 Hanbury Street, Londen, E1 5JL, Verenigd Koninkrijk. Wij gebruiken Bannerbear.com om het maken van visuele inhoud en documenten voor onze Klanten te automatiseren. Onder andere stelt Bannerbear.com ons in staat om dynamische afbeeldingen en video's te genereren, ontwerpsjablonen te beheren en het productieproces van visuele inhoud van onze Klanten te stroomlijnen. Het gebruik van Bannerbear.com is gebaseerd op art. 6 lid 1 sub f AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij het efficiënt beheren en automatiseren van het creëren van visuele inhoud en klantbetrokkenheid. Raadpleeg voor meer informatie het Privacybeleid van Bannerbear.com: https://www.bannerbear.com/privacy
"ChatGPT API" (optioneel) is een dienst geleverd door OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, VS. Wij gebruiken de ChatGPT API om sneller inhoud voor onze Klanten te kunnen creëren, zoals bijvoorbeeld het schrijven van artikelen ter promotie van evenementen en wedstrijden. Persoonsgegevens zoals namen van spelers die in wedstrijdartikelen worden genoemd, kunnen met de ChatGPT API worden gedeeld, uitsluitend indien deze dienst door de Klant wordt gebruikt. Het gebruik van de ChatGPT API is gebaseerd op art. 6 lid 1 sub f AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij het leveren van een zo efficiënt en effectief mogelijke klantcommunicatie. Raadpleeg voor meer informatie het Privacybeleid van OpenAI: https://openai.com/privacy.
"Facebook" en "Facebook Connect" (optioneel) zijn diensten van Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland. In plaats van rechtstreeks op deze website te registreren, heeft u ook de mogelijkheid om u te registreren via Facebook Connect.
De aanbieder van deze dienst is Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland. Volgens de verklaring van Facebook zullen de verzamelde gegevens ook worden doorgegeven naar de VS en andere derde landen.
Als u besluit om u te registreren via Facebook Connect en klikt op de knop “Inloggen met Facebook”/„Verbinden met Facebook”, wordt u automatisch verbonden met het platform van Facebook. Daar kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Als gevolg hiervan wordt uw Facebook-profiel gekoppeld aan deze website of onze diensten. Deze koppeling geeft ons toegang tot de gegevens die u bij Facebook heeft gearchiveerd. Deze gegevens omvatten voornamelijk het volgende: Facebook-naam, Facebook-profielfoto, bij Facebook gearchiveerd e-mailadres, Facebook-ID, geboortedatum, geslacht en locatie.
Deze informatie zal worden gebruikt om uw account in te stellen, te leveren en aan te passen.
De registratie via Facebook Connect en de daaraan verbonden gegevensverwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd op basis van uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt deze toestemming op elk moment herroepen, wat van invloed is op alle toekomstige transacties daarna.
Voor zover er op onze website met behulp van de hier beschreven tool persoonsgegevens worden verzameld en doorgegeven aan Facebook, zijn wij en Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ierland gezamenlijk verantwoordelijk voor deze gegevensverwerking (art. 26 AVG). De gezamenlijke verantwoordelijkheid is uitsluitend beperkt tot het verzamelen van de gegevens en de doorgifte ervan aan Facebook. De verwerking door Facebook die plaatsvindt na de doorzending is geen onderdeel van de gezamenlijke verantwoordelijkheid. De verplichtingen die op ons gezamenlijk rusten, zijn vastgelegd in een overeenkomst voor gezamenlijke verwerking. De tekst van de overeenkomst is te vinden onder: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Volgens deze overeenkomst zijn wij verantwoordelijk voor het verstrekken van de privacy-informatie bij het gebruik van de Facebook-tool en voor de privacyveilige implementatie van de tool op onze website. Facebook is verantwoordelijk voor de gegevensbeveiliging van Facebook-producten. U kunt rechten van betrokkenen (bijv. verzoeken om informatie) met betrekking tot door Facebook verwerkte gegevens rechtstreeks bij Facebook geldend maken. Indien u de rechten van betrokkenen bij ons geldend maakt, zijn wij verplicht deze door te sturen naar Facebook. Gegevensoverdracht naar de VS is gebaseerd op de Standard Contractual Clauses (SCC) van de Europese Commissie. Details zijn hier te vinden: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum, https://www.facebook.com/help/566994660333381 en https://www.facebook.com/policy.php.
Raadpleeg voor meer informatie de gebruiksvoorwaarden van Facebook en het privacybeleid van Facebook. Gebruik deze links om toegang te krijgen tot deze informatie: https://www.facebook.com/about/privacy en https://www.facebook.com/legal/terms/.
We bieden ook de mogelijkheid om inhoud (bijv. nieuwsartikelen, galerijen, video's en afbeeldingen) automatisch te delen op Facebook. Deze dienst kan optioneel voor u worden geactiveerd bij Clubee, als u deze tool wilt gebruiken. Als u kiest voor automatische herpublicatie van clubupdates op Facebook, worden de door u ingevoerde gegevens doorgegeven aan Facebook. U zult door Facebook vooraf uitdrukkelijk om verdere toestemming worden gevraagd. Meer informatie over dit onderwerp vindt u hier: https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing
5. "HubSpot" is een dienst geleverd door HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1. Wij gebruiken HubSpot om onze eigen verbinding en relatie met onze klanten en clubs te beheren. Onder andere stelt HubSpot ons in staat om interne teamtaken bij Clubee aan te maken, bestaande en potentiële klanten te beheren evenals klantcontacten. Met HubSpot zijn we in staat om klantinteracties via e-mail, telefoon en over verschillende kanalen vast te leggen, te sorteren en te analyseren. De op deze wijze verzamelde persoonsgegevens kunnen worden geëvalueerd en gebruikt voor communicatie met de potentiële klant of voor marketingmaatregelen (bijv. nieuwsbrieven). Het gebruik van HubSpot is gebaseerd op art. 6 lid 1 sub f AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij een zo efficiënt mogelijk klantbeheer en klantcommunicatie. Raadpleeg voor meer informatie het Privacybeleid van HubSpot: https://legal.hubspot.com/privacy-policy.
6. ”Mailcheap” (optioneel) is een dienst van Cyberlabs, Inc, 9450 SW Gemini DR, PMB 90201, Beaverton, Oregon 97008-7105, VS. Op ons platform heeft u de mogelijkheid om e-mailaccounts aan te maken met uw eigen domein (bijv. max.mustermann@vereinsname.com). Deze dienst kan optioneel voor u worden geactiveerd als u van deze tool gebruik wilt maken. Bij het aanmaken van het account voeren we uw voor- en achternaam, clubnaam en een back-up e-mailadres in, die vervolgens worden opgeslagen op de servers van Mailcheap. Vervolgens wordt u geïnformeerd over de registratie en gevraagd een account aan te maken. De verwerking door Mailcheap na de doorzending maakt geen deel uit van de gezamenlijke verantwoordelijkheid. De registratie bij Mailcheap en de gerelateerde gegevensverwerkingsactiviteiten zijn gebaseerd op uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Details hierover kunt u lezen in het privacybeleid van Mailcheap via de volgende link: https://www.mailcheap.co/privacypolicy.html
7. "Mailerlite" (alleen clubmanagers) is een dienst van UAB "MailerLite", J. Basanavičiaus 15, LT-03108 Vilnius, Litouwen. Wij gebruiken Mailerlite om met onze klanten, meer specifiek de clubmanagers, via e-mail te communiceren. Wij sturen regelmatig e-mails naar clubmanagers om hen te informeren over wijzigingen, verbeteringen of andere ontwikkelingen op ons platform, teneinde een beter en eenvoudiger gebruik te vergemakkelijken. Gegevens zoals voor- en achternaam, e-mail, clubnaam, pakket, taal en land van de club worden opgeslagen op de servers van MailerLite. U kunt zich op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. Hiervoor bieden we in elk nieuwsbriefbericht een bijbehorende link aan. MailerLite stelt ons in staat om onze nieuwsbriefcampagnes te analyseren. We kunnen bijvoorbeeld zien of een nieuwsbriefbericht is geopend en op welke links eventueel is geklikt. Zo kunnen we bepalen op welke links bijzonder vaak is geklikt. MailerLite stelt ons ook in staat om de nieuwsbriefontvangers in verschillende categorieën in te delen (“clustering”). De nieuwsbriefontvangers kunnen bijvoorbeeld op basis van taal of land worden ingedeeld. Op deze manier kunnen de nieuwsbrieven beter worden aangepast aan de desbetreffende doelgroepen. Gedetailleerde informatie over de functies van MailerLite is te vinden via de volgende link: https://www.mailerlite.com/features. Het privacybeleid van MailerLite is te vinden op: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy.
8. ”Quickbooks” is een dienst van Intuit, Inc, 2700 Coast Ave, Mountain View, Californië 94043, VS. Wij gebruiken Quickbooks als onze boekhoudtool.
Het gebruik van Quickbooks is gebaseerd op art. 6 lid 1 sub f AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij een zo efficiënt mogelijk klantbeheer en klantcommunicatie. Indien er een specifieke toestemming is gevraagd, is de verwerking uitsluitend gebaseerd op art. 6 lid 1 sub a AVG. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Zie voor details het privacybeleid van Intuit: https://www.intuit.com/privacy/protect-your-privacy/.
De gegevensoverdracht naar de VS is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de EU-commissie. Details zijn hier te vinden: https://quickbooks.intuit.com/uk/legal/data-processing-agreement/.
Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met de bovengenoemde aanbieder. Dit is een door de wetgeving inzake gegevensbescherming vereist contract, dat ervoor zorgt dat deze aanbieder de persoonsgegevens van onze bezoekers uitsluitend verwerkt volgens onze instructies en in overeenstemming met de AVG.
9. Onder subverwerkingsrelaties in de zin van dit contract vallen uitsluitend die diensten die rechtstreeks verband houden met het leveren van de hoofddienst. Ondersteunende diensten zoals transport, onderhoud en reiniging, evenals het gebruik van telecommunicatiediensten of gebruikersdiensten, vallen hier niet onder.
8. Rechten en plichten van de Klant
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de beoordeling van de toelaatbaarheid van de verwerking in opdracht en voor het waarborgen van de rechten van betrokkenen.
De Klant zorgt ervoor dat elke uitwisseling van gegevens met Verbonden Organisaties juridisch is afgestemd en gewaarborgd. De Klant zorgt ervoor dat de wettelijk vereiste Gegevensverwerkingsovereenkomsten tussen de Klant and Verbonden Organisaties aanwezig zijn. Door Clubee te instrueren om een structuur voor het delen van gegevens met Verbonden Organisaties op te zetten, stemt de Klant ermee in Clubee te vrijwaren en schadeloos te stellen voor claims, aansprakelijkheden, schade of kosten die direct of indirect voortvloeien uit het delen van dergelijke gegevens. De Klant is volledig aansprakelijk voor eventuele klachten en juridische gevolgen die voortvloeien uit deze gegevensuitwisseling.
De Klant zorgt ervoor dat hij Toestemming heeft ontvangen van de Personen en Gebruikers om hun persoonsgegevens te beheren.
De Klant dient alle opdrachten, deelopdrachten of instructies schriftelijk, per e-mail of per brief te verstrekken. In dringende gevallen kunnen instructies mondeling worden gegeven. De Klant zal dergelijke instructies onverwijld schriftelijk bevestigen.
De Klant zal Clubee onmiddellijk informeren indien hij fouten of onregelmatigheden ontdekt.
9. Meldingsplichten
1. Clubee stelt de Klant onverwijld op de hoogte van eventuele inbreuken in verband met persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt. Redelijke vermoedens hiervan moeten eveneens worden gemeld. De melding moet binnen 72 uur nadat Clubee kennis heeft gekregen van de desbetreffende gebeurtenis worden verzonden naar een door de Klant opgegeven (e-mail)adres. Deze moet ten minste de volgende informatie bevatten:
een beschrijving van de aard van de inbreek in verband met persoonsgegevens, met inbegrip van, indien mogelijk, de categorieën en de geschatte aantallen van de betrokkenen en de betrokken categorieën en geschatte aantallen van persoonsgegevensrecords in kwestie;
de naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt voor meer informatie;
een beschrijving van de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
een beschrijving van de maatregelen die Clubee heeft genomen of voorstelt te nemen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken en, in voorkomend geval, de maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen daarvan te beperken
2. Aanzienlijke storingen bij de uitvoering van de verwerking en inbreuken op de wetgeving inzake gegevensbescherming of de bepalingen van dit contract door Clubee of haar medewerkers moeten eveneens onmiddellijk worden gemeld.
3. Clubee stelt de Klant onverwijld op de hoogte van eventuele inspecties of maatregelen door toezichthoudende autoriteiten of andere derden, voor zover deze betrekking hebben op de gegevensverwerking.
4. Clubee garandeert dat zij de Klant voor zover nodig zal ondersteunen bij het nakomen van diens verplichtingen op grond van art. 33 en 34 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Eventuele meldingen van de Klant aan Clubee in het kader van deze gegevensbeschermingsovereenkomst dienen zowel per post als per e-mail te worden gedaan aan management@clubee.com
10. Beëindiging van de gegevensverwerking
Indien bij beëindiging van de contractuele relatie van het Hoofdcontract de verwerkte gegevens of kopieën daarvan nog ter beschikking van Clubee staan, zal Clubee, naar keuze van de Klant, de gegevens vernietigen of aan de Klant overdragen. De Klant dient deze keuze 4 weken voor de beëindiging van het contract te maken. Gebeurt dit niet, dan leidt dit tot vernietiging van de gegevens op de dag van claims/contractbeëindiging. De vernietiging moet op zodanige wijze worden uitgevoerd dat herstel van zelfs restinformatie met redelijke inspanning niet meer mogelijk is. Fysieke vernietiging wordt uitgevoerd in overeenstemming met DIN 66399.
Clubee is verplicht de vernietiging of teruggave van de goederen te regelen.
Documentatie die dient als bewijs van een behoorlijke gegevensverwerking, wordt door Clubee bewaard tot ten minste het einde van het tweede kalenderjaar na het einde van het contract. Clubee mag deze aan de Klant overhandigen voor diens kwijting.
11. Aansprakelijkheid
De Klant en Clubee zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de vergoeding van schade die een persoon lijdt als gevolg van een ongeoorloofde of onjuiste gegevensverwerking binnen het kader van de contractuele relatie.
Clubee draagt de bewijslast dat schade niet het gevolg is van een omstandigheid die aan haar te wijten is, voor zover de desbetreffende gegevens door haar onder deze overeenkomst zijn verwerkt. Clubee is jegens de Klant aansprakelijk voor alle schade die toerekenbaar en uitsluitend is veroorzaakt door Clubee, haar medewerkers of de door haar ingeschakelde subverwerkers in verband met het leveren van de in opdracht gegeven contractuele dienst.
De punten (1) en (2) zijn niet van toepassing indien de schade is veroorzaakt door de juiste uitvoering van de opgedragen dienst of een door de Klant gegeven instructie. In dat geval is uitsluitend de Klant aansprakelijk.
12. Contractuele boete
In het geval van verwijtbare schending van haar verplichtingen onder dit contract, verbeurt Clubee een contractuele boete die in verhouding staat tot de ernst van de overtreding. De contractuele boete wordt met name verbeurd in geval van tekortkomingen in de uitvoering van de overeengekomen technische en organisatorische maatregelen.
In het geval van een schending van de verwerkersovereenkomst door Clubee, is de door Clubee te betalen boete beperkt tot een eenmalige betaling. Deze betaling bedraagt maximaal 10% van het door de Klant aan Clubee betaalde jaarlijkse abonnementsgeld, uitsluitend beperkt tot de toepasselijke vergoeding van het huidige contractjaar. De boete is uitsluitend van toepassing indien de Klant al zijn door Clubee verzonden facturen tijdig heeft voldaan.
De contractuele boete wordt opeisbaar na bekendmaking van het bedrag aan Clubee.
De contractuele boete heeft geen invloed op andere claims van de Klant.
13. Diversen
Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst is opgesteld in het Engels en vertaald in andere talen voor het gemak van bezoekers and Klanten/Gebruikers. Bezoekers en Klanten/Gebruikers kunnen andere taalversies bekijken door de taalinstellingen van de Clubee-website van de Klanten/Gebruikers te wijzigen. Indien een vertaalde (niet-Engelse) versie van deze Algemene Voorwaarden op enigerlei wijze strijdig is met de Engelse versie, prevaleren de bepalingen van de Engelse versie.
Beide partijen zijn verplicht om alle kennis over bedrijfsgeheimen en gegevensbeveiligingsmaatregelen van de andere partij die binnen het kader van de contractuele relatie is verkregen, als vertrouwelijk te behandelen, ook na de beëindiging van het contract. Indien er twijfel bestaat of informatie onder de geheimhoudingsplicht valt, dient deze als vertrouwelijk te worden behandeld totdat deze schriftelijk door de andere partij is vrijgegeven.
Indien het eigendom van de Klant in gevaar wordt gebracht door maatregelen van derden (zoals beslaglegging of confiscatie), insolventie- of akkoordprocedures of andere gebeurtenissen, moet Clubee de Klant onmiddellijk informeren.
Aanvullende overeenkomsten moeten schriftelijk worden aangegaan en uitdrukkelijk naar deze overeenkomst verwijzen.
Mochten afzonderlijke delen van deze overeenkomst ongeldig zijn, dan tast dit de geldigheid van het overige deel van de overeenkomst niet aan.
