Gegevensverwerkingsovereenkomst
1. Inleiding, toepassingsgebied, definities
"Clubee" betekent Clubee SARL, een geregistreerd bedrijf met hoofdkantoor in 12, rue de l'Industrie, L-3895 Foetz, R.C.S. Luxemburg B 189.993;
"Inhoud" betekent alle gegevens en informatie die door Klanten/Gebruikers worden geüpload, inclusief maar niet beperkt tot ontwerpen, afbeeldingen, animaties, video's, audiobestanden, lettertypen, logo's, illustraties, composities, kunstwerken, interfaces, tekst, literaire werken en alle andere materialen;
"Klant" betekent elke persoon, organisatie of bedrijf die het Contract aangaat door een van de Pakketten te kiezen en de gerelateerde Diensten te gebruiken die door Clubee worden aangeboden;
“Verbonden Organisaties” betekent elke organisatie of onderneming die gebruikmaakt van de Diensten van Clubee, via een Contract aan Clubee is gebonden en met de Klant is verbonden voor het uitwisselen van gegevens en Materialen. Als de Klant bijvoorbeeld een club is binnen een federatie, en een uitwisseling van spelerlicenties vereist is tussen beide organisaties, dan is de federatie een Verbonden Organisatie voor de Klant. Dezelfde logica geldt voor andere organisaties waarmee de Klant verbonden kan zijn, zoals bijvoorbeeld een andere club, bedrijf, regionale vereniging, nationale vereniging, internationaal bestuursorgaan, of anderen.
"Contract" betekent de bindende overeenkomst tussen Clubee en de Klant waarin deze Algemene Voorwaarden, de Gegevensverwerkingsovereenkomst, de Algemene Voorwaarden voor Gebruikers, het Privacybeleid voor Gebruikers en eventuele wijzigingen daarop van tijd tot tijd zijn opgenomen;
"Materialen" betekent alle benodigde software, alle informatieve tekst, softwaredocumentatie, het ontwerp en de "look and feel", foto's, afbeeldingen, audio, video, berichten, interactieve en instant messaging, ontwerp en functies, bestanden, documenten, afbeeldingen of andere materialen, al dan niet openbaar geplaatst of privé verzonden, evenals alle daaruit afgeleide werken. Alle Materialen zijn eigendom van Clubee of van derden;
"Pakket" betekent een bundel van Diensten die beschikbaar zijn voor de Klant. Elk Pakket biedt verschillende Diensten;
"Diensten" betekent het gebruik van en de toegang tot de websitehostingdiensten, websites, communicatiemiddelen, de Clubee-database en andere diensten die beschikbaar zijn via de Site en Klantwebsites van www.clubee.com. Diensten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, Materialen, ontwerpen, opslag, texturen, foto-elementen, teammodules en teammanagement, netwerkdeling, extern beheer van sociale netwerken, archivering, het linken van media- en/of documentbestanden (inclusief, maar niet beperkt tot tekst, berichten, gebruikersreacties, informatie, afbeeldingen, gegevens en foto's). Het aantal beschikbare Diensten varieert naargelang het geselecteerde Pakket;
"Clubee-database" betekent een verzameling van gegevens and informatie over personen (geboortedatum, lengte, gewicht, leeftijd etc.), teams, competities en wedstrijdresultaten en andere aan sport en niet-sport gerelateerde gedragsgegevens van Gebruikers. De Clubee-database is eigendom van Clubee en wordt beschermd onder de Richtlijn RICHTLIJN 96/9/EG van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken, in overeenstemming met Richtlijn 95/46/EG, en de Luxemburgse wet op de gegevensbescherming van 1 augustus 2018.
"Clubee Advertentienetwerk" betekent een online advertentieplatform gecreëerd door Clubee dat wordt gebruikt om advertentieruimte aan te bieden op de Site van de Klant.
"Advertentiepartner" betekent een bedrijf of entiteit die adverteert via het Clubee Advertentienetwerk op de Site van de Klant.
"Site" betekent www.clubee.com en Klantwebsites of webapplicaties die zijn ontworpen of toegestaan door Clubee;
"Gebruiker" betekent de persoon die inlogt op de Site met zijn wachtwoord en e-mailadres; eenmaal geregistreerd kan de Gebruiker Inhoud plaatsen en delen, communiceren met andere Gebruikers en toegang krijgen tot de Clubee-database, evenals tot het profiel de profielen van verschillende Personen;
"Persoon" betekent een persoonlijk profiel van een persoon, dat alle persoonlijke gegevens van een enkele persoon samenvat en door de Klant op de Site is ingevoerd. Dit persoonlijke profiel, inclusief alle of een deel van de gegevens, kan op verzoek of afhankelijk van de gewenste opzet worden gedeeld met andere organisaties die klant zijn van Clubee en die direct of indirect aan de Klant zijn gekoppeld, zoals in veel gevallen clubs binnen eenzelfde federatie. Een Persoon kan ook worden ingezien en gewijzigd door een Gebruiker. De Klant begrijpt de risico's en voordelen van het delen van Personen met andere organisaties.
Dit contract regelt de rechten en plichten van de Klant en Clubee (hierna te noemen de "partijen") in het kader van het verwerken van persoonsgegevens namens de Klant.
Dit contract is van toepassing op alle activiteiten waarbij werknemers van Clubee of door Clubee ingeschakelde onderaannemers namens de Klant persoonsgegevens van de Klant verwerken.
Termen die in dit contract worden gebruikt, dienen te worden begrepen in overeenstemming met hun definitie in de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG). In die zin is de Klant de "verwerkingsverantwoordelijke" and Clubee de "verwerker".
2. Voorwerp en duur van de verwerking
2.1 Voorwerp
Clubee voert de volgende verwerkingen uit:
Lidmaatschaps- en licentiebeheer voor de Klant of Verbonden Organisaties. Alleen voornaam, achternaam en geboortedatum zijn verplicht, alle andere gegevens zoals e-mailadres of telefoonnummer zijn ter discretie van de Klant.
Digitale wedstrijdformulieren, spelerstatistieken, evenementenbeheer, ticketing, scheidsrechtersbeheer en andere sportieve en niet-sportieve evenementen
Online betalingen, zoals lidmaatschapsgelden, deelnamekosten voor evenementen en andere
Aanwezigheidsregistratie en tracking van spelers en andere personen met betrekking tot trainingen, wedstrijden en andere evenementen
Communicatiemiddelen zoals artikelen, foto's and video's die door de Klant kunnen worden gedeeld op hun website, sociale netwerken, mobiele app en andere platforms
Beheer van sponsoren, inclusief uitnodigingen voor sponsoren voor evenementen, rapportage, presentatie van deze sponsoren op verschillende platforms van de Klant
Formulieren, bijvoorbeeld registratieformulieren voor lidmaatschappen, licenties, evenementen, ticketing, etc. van de Klant
Beheer van de website van de Klant, inclusief alle andere bijbehorende functionaliteiten en hulpmiddelen
E-mailmarketing, ticketing, webshops van de Klant
Financieel gegevensbeheer, facturatie en boekhouding voor de Klant
Creatie van grafische en tekstuele inhoud die de Klant kan gebruiken voor marketingdoeleinden
Verdere hulpmiddelen worden regelmatig door Clubee ontwikkeld en kunnen aan de Klant beschikbaar worden gesteld
De verwerking is gebaseerd op het bestaande dienstverleningscontract tussen de partijen, de Algemene Voorwaarden voor Klanten en, indien van toepassing, aangevuld met een hoofdcontract tussen de Klant en Clubee (beide hierna te noemen de "Hoofdovereenkomst").
2.2 Duur
De duur van de verwerking is afgestemd op de duur van de Hoofdovereenkomst.
3. Aard, doel en betrokkenen van de gegevensverwerking:
3.1 Aard van de verwerking
De verwerking is als volgt:
Personen en Gebruikers worden aangemaakt door de Klant, de Gebruikers zelf, of andere Verbonden Organisaties.
Personen kunnen worden gekoppeld aan Gebruikers bij het invoeren of verbinden van e-mailadressen.
Personen kunnen – afhankelijk van de configuratie – worden gedeeld met Verbonden Organisaties. De Klant begrijpt de risico's en voordelen van het delen van Personen met andere organisaties. De Klant is de enige Verwerkingsverantwoordelijke van de Persoon, tenzij de genoemde Persoon wordt gedeeld met Verbonden Organisaties en meerdere organisaties geautoriseerd zijn om de gegevens van een Persoon bij te werken. In dit geval kan een Persoon meerdere verwerkingsverantwoordelijken hebben.
Aangezien Gebruikers gekoppeld kunnen zijn aan Personen binnen vele organisaties en klanten van Clubee, ongeacht of zij onderling verbonden zijn via Verbonden Organisaties, is Clubee zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de gegevensverwerker voor Gebruikers.
3.2 Doel van de verwerking
De verwerking dient het volgende doel: de administratie van de Klant en – indien van toepassing – de bij de vereniging aangesloten clubs en hun leden, het verwerken van wedstrijdrapporten voor wedstrijden en voor kennisgevingsdoeleinden, evenals elke andere levering van hulpmiddelen die dienen voor de administratie, communicatie en marketing van de Klant.
3.3 Type gegevens
Clubee kan op verzoek gegevens delen met Verbonden Organisaties en leden. De gegevens die gedeeld worden zijn gegevens van het profiel van een Persoon, inclusief voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, taal, adres, en mogelijk andere sportieve, persoonlijke of organisatorische gegevens die vereist zijn door de Verbonden Organisatie en onderworpen zijn aan de toestemming van de Klant voor het delen van deze gegevens. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Voornaam en achternaam
Geboortedatum
Foto
Alle andere door de Klant gespecificeerde gegevens
3.4 Categorieën van betrokkenen
Beïnvloed door de verwerking, indien gewenst:
Leden of sporters van een organisatie
Fans, familie en andere leden van de omliggende gemeenschap van een organisatie
De werknemers van de organisatie
Andere personen wier gegevens door de Klant of diens Verbonden Organisaties worden geregistreerd met het doel deze gegevens te delen met de Verbonden Organisaties
4. Verplichtingen van Clubee
Clubee zal persoonsgegevens uitsluitend verwerken zoals contractueel overeengekomen of zoals geïnstrueerd door de Klant, tenzij Clubee wettelijk verplicht is om de gegevens op een bepaalde manier te verwerken. Indien dergelijke verplichtingen voor Clubee bestaan, zal Clubee de Klant hierover voorafgaand aan de verwerking informeren, tenzij Clubee dit wettelijk verboden is.
Clubee bevestigt dat zij op de hoogte is van de relevante algemene regelgeving inzake gegevensbescherming. Clubee bewaakt de beginselen van een behoorlijke gegevensverwerking.
Clubee verplicht zich tot strikte vertrouwelijkheid tijdens de verwerking.
Personen die kennis kunnen krijgen van de verwerkte gegevens moeten zich schriftelijk verplichten tot geheimhouding, voor zover zij niet reeds op grond van de wet aan een desbetreffende geheimhoudingsplicht zijn onderworpen.
Clubee garandeert dat de door haar voor de verwerking ingezette personen vóór aanvang van de verwerking vertrouwd zijn gemaakt met de relevante bepalingen inzake gegevensbescherming en dit contract. Passende trainingen en sensibiliseringsmaatregelen worden met regelmatige tussenpozen herhaald. Clubee zorgt ervoor dat de voor de verwerking in opdracht ingezette personen passend worden geïnstrueerd en doorlopend worden gecontroleerd met betrekking tot de naleving van de privacyvereisten.
In verband met de verwerking in opdracht zal Clubee de Klant voor zover nodig ondersteunen bij de nakoming van diens verplichtingen onder de wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder bij het opstellen en bijwerken van het register van verwerkingsactiviteiten, bij het uitvoeren van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij eventueel noodzakelijk overleg met de toezichthoudende autoriteit. De vereiste informatie and documentatie wordt beschikbaar gehouden en op verzoek aan de Klant toegezonden.
Indien de Klant onderworpen is aan inspectie door toezichthoudende autoriteiten of andere instanties, of indien betrokkenen rechten jegens hem doen gelden, verplicht Clubee zich om de Klant voor zover nodig te ondersteunen, voor zover de verwerking hierdoor wordt beïnvloed.
Clubee mag alleen met voorafgaande toestemming van de Klant informatie verstrekken aan derden of aan de betrokkene. Zij zal alle rechtstreeks aan haar gerichte verzoeken doorsturen naar de Klant.
Waar wettelijk vereist, zal Clubee een deskundige en betrouwbare persoon aanstellen als functionaris voor gegevensbescherming (FG). Er moet voor worden gezorgd dat er geen belangenconflicten zijn voor de gemachtigde vertegenwoordiger. In geval van twijfel kan de Klant rechtstreeks contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming. Clubee zal de Klant onmiddellijk informeren over de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of uitleggen waarom er geen functionaris is aangesteld. Clubee zal de Klant onmiddellijk informeren over eventuele wijzigingen in de persoon of interne taken van de gemachtigde vertegenwoordiger.
Verwerking vindt in de regel plaats binnen de EU of de EER. Eventuele verplaatsing naar een derde land mag alleen plaatsvinden met toestemming van de Klant en onder de voorwaarden die zijn opgenomen in Hoofdstuk V van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en met inachtneming van de bepalingen van dit contract.
Indien een Persoon of Verbonden Organisatie van de Klant besluit zelf gebruik te maken van de Diensten van Clubee en een nieuw Contract aan te gaan, eventueel onder een betaald Pakket, is Clubee verplicht de relevante gegevens met deze Persoon of Verbonden Organisatie te delen. Dit geldt bijvoorbeeld als een club van een federatie de beheersoftware van Clubee voor eigen doeleinden wil gebruiken of bijvoorbeeld als een lid besluit om een eigen account bij Clubee te openen om toegang te krijgen tot zijn eigen persoonsgegevens en zijn verschillende Personencodes van verschillende organisaties binnen Clubee te beheren.
5. Veiligheid van de verwerking
De hieronder vermelde gegevensbeveiligingsmaatregelen zijn bindend gedefinieerd. Zij bepalen het minimum dat door Clubee verschuldigd is. De beschrijving van de maatregelen moet zo gedetailleerd zijn dat een deskundige derde op elk moment buiten twijfel kan vaststellen wat het verschuldigde minimum is op basis van de beschrijving alleen. Verwijzing naar informatie die niet rechtstreeks uit deze overeenkomst kan worden gehaald, is niet toegestaan.
Het doel is met name om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkte informatie te garanderen.Alle technische en organisatorische maatregelen hebben betrekking op Clubee.
De interne organisatie van de verwerker en haar onderaannemers is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van gegevensbescherming. Deze maatregelen omvatten:
Er zijn schriftelijke werkinstructies en richtlijnen aanwezig.
Programma's en procedures zijn en worden correct gedocumenteerd.
De opslag- en toegangsmogelijkheden voor machinaal gegenereerde logs zijn gereguleerd.
Meldingen, verzoeken om informatie en verzoeken om correctie, verwijdering of blokkering worden gedocumenteerd
Encryptie
Bij elke verwerkingsactiviteit wordt gecontroleerd of het doel ervan ook kan worden bereikt zonder directe verwijzing naar een persoon. Als dit het geval is, wordt leesbare informatie met een geschikte methode omgezet in een tekenreeks die niet eenvoudig te interpreteren is.
Versleuteling (HTTPS) van gegevens tijdens verzending met SSL-certificaat
Pseudonimisering
Bij elke verwerkingsactiviteit moet worden gecontroleerd of het doel ervan ook kan worden gerealiseerd zonder directe persoonlijke verwijzing. Als dit het geval is, wordt de verwerking van persoonsgegevens op zodanige wijze uitgevoerd dat deze gegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder het gebruik van aanvullende informatie.
Deze aanvullende informatie moet apart worden opgeslagen en is zelf onderworpen aan technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet kunnen worden gekoppeld aan een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon.
Vertrouwelijkheid
De volgende maatregelen zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang krijgen tot de gegevensverwerkingssystemen en/of gebouwen
Toegangscontrole: Geen onbevoegde toegang tot gegevensverwerkingssystemen
Systeemtoegangscontrole: Geen onbevoegd systeemgebruik
Data-toegangscontrole: Geen onbevoegd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen binnen het systeem
Scheidingscontrole: Gescheiden verwerking van gegevens die voor verschillende doeleinden zijn verzameld
Integriteit
De volgende voorzorgsmaatregelen, die ervoor zorgen dat persoonsgegevens niet kunnen worden vervalst, zijn genomen:
Invoercontrole: Vaststellen of en door wie persoonsgegevens zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd in gegevensverwerkingssystemen
Transportcontrole: Geen onbevoegd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen tijdens elektronische overdracht of transport
Detectie van virusinfecties en preventie van malware of de verspreiding van geïnfecteerde inhoud
Individuele gebruikersidentificatie en individueel wachtwoord
Wachtwoord moet aan bepaalde criteria voldoen (speciale tekens, wachtwoordlengte, gebruik van kleine letters en hoofdletters, letters en cijfers)
Toegang via gepersonaliseerde accounts op basis van een autorisatieconcept
Gedifferentieerde toegangsrechten tot applicatieprogramma's
Gedifferentieerde bewerkingsmogelijkheden (lezen/bijwerken/verwijderen)
Regelmatige controle van bestaande autorisaties
Versleuteling van gegevens tijdens verzending (SSL)
Loggen en evalueren van logbestanden
Geen ongeoorloofde introductie van externe mobiele opslagapparaten door werknemers
Voor administratieve activiteiten is een autorisatieconcept opgesteld op basis van het 'need-to-know'-principe
Wijzigingen aan het systeem worden vooraf geëvalueerd door businessanalisten en softwarearchitecten
Er worden uitgebreide tests uitgevoerd, zoals functionele tests, belastingstests, prestatietests en penetratietests.
Na het acceptatieproces worden de versies aangemaakt en overgebracht naar productie.
Door het controleren en bewaken van de functies kunnen anomalieën tijdig worden gedetecteerd en doorgestuurd naar het ondersteunend personeel.
Differentiatie van datasets tussen productie- en testomgevingen.
7. Beschikbaarheid en veerkracht
De volgende maatregelen, die de constante beschikbaarheid van de systemen garanderen, zijn reeds genomen:
Beschikbaarheidscontrole: bescherming tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging of verlies
Veerkrachtcontrole: vermogen van de systemen om om te gaan met risicogerelateerde wijzigingen en tolerantie en veerkracht te tonen bij verstoringen
Gebruik van een database met bekende fouten op systeem- en applicatieniveau
Monitoren en loggen, probleemoplossing, foutcorrectie en escalatie
Adequate hardwarebeveiliging is gegarandeerd
Gekwalificeerd gebruik van beveiligingssoftware (firewalls, encryptieprogramma's, virusscanners, SPAM-filters) op alle werkplekken.
Systemen die onafhankelijk van elkaar werken
Automatische melding van storingen
8. Veerkracht
De volgende maatregelen, die ervoor zorgen dat de in de systemen opgeslagen persoonsgegevens ook onder hoge belasting beschermd zijn tegen onopzettelijke vernietiging of verlies, zijn ingevoerd:
Uitvoering van externe software die niet op het werkstation is geïnstalleerd, wordt door technische maatregelen voorkomen
Contractuele verboden voor gebruikers
SPAM-filters
Updates / patches
Gebruik van firewalls, encryptieprogramma's, virusscanners, SPAM-filters en andere beveiligingssoftware
9. Waarborgen van beschikbaarheid
Deze maatregelen waarborgen het vermogen om de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens bij een fysiek of technisch incident snel te herstellen:
Gelaagd databack-upconcept (back-up- & herstelconcept)
Noodhandboek/plan
10. Procedures voor regelmatige inspectie, beoordeling en evaluatie
Er worden met regelmatige tussenpozen beveiligingsaudits uitgevoerd om te zorgen voor een regelmatige inspectie, beoordeling en evaluatie van de effectiviteit.
Dit betekent dat de systemen en de upstream-beveiligingssystemen worden onderworpen aan penetratietests, die de volgende stappen omvatten:
Kwetsbaarheidsscans met commerciële beoordelingstools en open source-programma's
Aanvullende handmatige tests om beveiligingslekken en kwetsbaarheden te identificeren
Gegevensbeschermingsbeheer: systeem voor regelmatige inspectie, beoordeling en evaluatie van gegevensbeschermingsmaatregelen
Incident response management: systeem voor het voorbereiden, identificeren en rapporteren van beveiligingsincidenten
Privacyvriendelijke standaardinstellingen (privacy by default)
Geïdentificeerde kwetsbaarheden worden gebruikt om een helder overzicht te creëren van de actuele beveiligingssituatie in het bedrijf. Na de audit worden de gevonden risico's/kwetsbaarheden en systemen beoordeeld. De beoordeling wordt gevolgd door een beschrijving van de zwakke punten en een bijbehorende aanbeveling van maatregelen. Om veiligheidsredenen kan deze beoordeling pas met de Klant worden gedeeld nadat eventuele risico's/kwetsbaarheden zijn verholpen.
11. Herstelbaarheid
Artikel 32 AVG verwijst naar het “vermogen om de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen in het geval van een fysiek of technisch incident”. Dit betekent dat bedrijven in staat moeten zijn om de gegevens weer beschikbaar te stellen.
Back-upsysteem met de mogelijkheid om gegevens te herstellen
De gegevensbeveiligingsmaatregelen kunnen worden aangepast in lijn met verdere technische en organisatorische ontwikkelingen, zolang ze niet onder het hier overeengekomen niveau zakken. Clubee zal onmiddellijk alle wijzigingen doorvoeren die nodig zijn om de informatiebeveiliging te handhaven. De Klant dient onverwijld van eventuele wijzigingen op de hoogte te worden gesteld. Essentiële wijzigingen moeten tussen partijen worden overeengekomen.
Indien de genomen beveiligingsmaatregelen niet of niet langer voldoen aan de eisen van de Klant, zal Clubee de Klant hierover onmiddellijk informeren.
Kopieën of duplicaten worden niet gemaakt buiten medeweten van de Klant. Dit geldt niet voor technisch noodzakelijke, tijdelijke kopieën, mits elke aantasting van het hier overeengekomen niveau van gegevensbescherming is uitgesloten.
6. Regels voor rectificatie, wissing en blokkering van gegevens
Clubee zal de in het kader van de opdracht verwerkte gegevens uitsluitend corrigeren, verwijderen of blokkeren in overeenstemming met de gemaakte contractuele afspraken of conform de instructies van de Klant, tenzij de eigenaar van de gegevens zelf een rechtsgeldig verzoek indient bij de Klant.
7. Onderaanneming
Het inschakelen van onderaannemers (bijv. technische dienstverleners) is toegestaan binnen het kader van de wettelijk geldende voorwaarden.
Toestemming is alleen mogelijk als de onderaannemer contractueel is gebonden aan privacyverplichtingen die ten minste vergelijkbaar zijn met de in dit contract overeengekomen verplichtingen.
De verantwoordelijkheden van Clubee and de onderaannemer moeten duidelijk worden afgebakend.
Clubee zal de onderaannemer zorgvuldig selecteren, met bijzondere aandacht voor de geschiktheid van de door de onderaannemer genomen technische en organisatorische maatregelen.
Het doorsturen van verwerkte gegevens naar de onderaannemer is alleen toegestaan als Clubee zich ervan heeft vergewist dat de onderaannemer volledig aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
Het inschakelen van onderaannemers die de verwerking niet uitsluitend uitvoeren vanaf het grondgebied van de EU of de EER, is alleen mogelijk als de voorwaarden vermeld in Hoofdstuk 4 (10) en (11) van dit contract in acht worden genomen. In het bijzonder is dit alleen toegestaan als en zolang de onderaannemer passende garanties biedt op het gebied van gegevensbescherming.
Clubee moet de naleving van de verplichtingen door de onderaannemer regelmatig op passende wijze controleren.
De hieronder vermelde onderaannemers zijn geautoriseerd. Deze lijst kan door Clubee worden bijgewerkt afhankelijk van behoeften en noodzaak:
Alle onderaannemers vermeld in het Privacybeleid van het bedrijf, dat te vinden is op https://get.clubee.com/privacy-policy
"Bannerbear.com" is een dienst geleverd door Bannerbear Ltd., 68 Hanbury Street, Londen, E1 5JL, Verenigd Koninkrijk. We gebruiken Bannerbear.com om het maken van visuele inhoud en documenten voor onze Klanten te automatiseren. Bannerbear.com stelt ons onder andere in staat om dynamische afbeeldingen en video's te genereren, ontwerpsjablonen te beheren en het productieproces van visuele inhoud van onze Klanten te stroomlijnen. Het gebruik van Bannerbear.com is gebaseerd op Art. 6(1)(f) AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij het efficiënt beheren en automatiseren van de creatie van visuele inhoud en klantbetrokkenheid. Voor meer informatie kunt u het Privacybeleid van Bannerbear.com raadplegen: https://www.bannerbear.com/privacy
"ChatGPT API" (optioneel) is een dienst van OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, VS. We gebruiken de ChatGPT API om sneller inhoud voor onze Klanten te kunnen creëren, zoals het schrijven van artikelen om evenementen en wedstrijden te promoten. Persoonsgegevens zoals namen van spelers die in wedstrijdartikelen worden genoemd, kunnen alleen met ChatGPT API worden gedeeld als deze dienst door de Klant wordt gebruikt. Het gebruik van de ChatGPT API is gebaseerd op Art. 6(1)(f) AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van een zo efficiënt en effectief mogelijke klantcommunicatie. Voor meer informatie kunt u het Privacybeleid van OpenAI raadplegen: https://openai.com/privacy.
"Facebook" en "Facebook Connect" (optioneel) zijn diensten van Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland. In plaats van direct op deze website te registreren, heeft u ook de mogelijkheid om te registreren met Facebook Connect.
De aanbieder van deze dienst is Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland. Volgens de verklaring van Facebook worden de verzamelde gegevens ook doorgegeven aan de VS en andere derde landen.
Indien u besluit te registreren via Facebook Connect en op de knop “Inloggen met Facebook”/„Verbinden met Facebook” klikt, wordt u automatisch doorverbonden met het Facebook-platform. Daar kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor wordt uw Facebook-profiel gekoppeld aan deze website of onze diensten. Deze koppeling geeft ons toegang tot de gegevens die u bij Facebook heeft gearchiveerd. Deze gegevens omvatten voornamelijk het volgende: Facebook-naam, Facebook-profielfoto, bij Facebook geregistreerd e-mailadres, Facebook-ID, geboortedatum, geslacht en locatie.
Deze informatie wordt gebruikt om uw account in te richten, aan te bieden en aan te passen.
De registratie via Facebook Connect en de aangesloten gegevensverwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd op basis van uw toestemming (Art. 6(1)(a) AVG). U kunt deze toestemming op elk moment intrekken, wat gevolgen heeft voor alle toekomstige transacties.
Voor zover op onze website persoonsgegevens worden verzameld met behulp van de hier beschreven tool en worden doorgestuurd naar Facebook, zijn wij en Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ierland gezamenlijk verantwoordelijk voor deze gegevensverwerking (Art. 26 AVG). De gezamenlijke verantwoordelijkheid is uitsluitend beperkt tot het verzamelen van de gegevens and de doorgifte ervan aan Facebook. De verwerking door Facebook die plaatsvindt na de doorgifte, valt niet onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid. De verplichtingen die gezamenlijk op ons rusten, zijn vastgelegd in een overeenkomst voor gezamenlijke verwerking. De tekst van de overeenkomst is te vinden onder: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Volgens deze overeenkomst zijn wij verantwoordelijk voor het verstrekken van de privacy-informatie bij het gebruik van de Facebook-tool en voor de privacy-veilige implementatie van de tool op onze website. Facebook is verantwoordelijk voor de gegevensbeveiliging van Facebook-producten. U kunt rechten van betrokkenen (bijv. verzoeken om informatie) met betrekking tot door Facebook verwerkte gegevens rechtstreeks bij Facebook geldend maken. Indien u de rechten van betrokkenen bij ons geldend maakt, zijn wij verplicht deze door te sturen naar Facebook. Gegevensoverdracht naar de VS is gebaseerd op de modelcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie. Details zijn hier te vinden: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum, https://www.facebook.com/help/566994660333381 en https://www.facebook.com/policy.php.
Raadpleeg voor meer informatie de Gebruiksvoorwaarden van Facebook en het Gegevensbeleid van Facebook. Gebruik deze links om toegang te krijgen tot deze informatie: https://www.facebook.com/about/privacy en https://www.facebook.com/legal/terms/.
We bieden ook de mogelijkheid om inhoud (zoals nieuwsartikelen, galerijen, video's en afbeeldingen) automatisch te delen op Facebook. Deze dienst kan optioneel voor u worden geactiveerd bij Clubee, mocht u deze tool willen gebruiken. Als u kiest voor automatische herpublicatie van clubupdates op Facebook, worden de door u ingevoerde gegevens doorgegeven aan Facebook. U wordt vooraf door Facebook uitdrukkelijk om verdere toestemming gevraagd. Meer informatie over dit onderwerp vindt u hier: https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing
5. "HubSpot" is een dienst van HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1. We gebruiken HubSpot om onze eigen relatie met onze klanten en clubs te beheren. HubSpot stelt ons onder andere in staat om interne teamtaken bij Clubee aan te maken en bestaande en potentiële klanten en klantcontacten te beheren. Met HubSpot kunnen we klantinteracties via e-mail, telefoon en verschillende kanalen vastleggen, sorteren en analyseren. De op deze wijze verzamelde persoonsgegevens kunnen worden geëvalueerd en gebruikt voor communicatie met de potentiële klant of voor marketingmaatregelen (zoals nieuwsbrieven). Het gebruik van HubSpot is gebaseerd op Art. 6(1)(f) AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij een zo efficiënt mogelijk klantenbeheer en klantcommunicatie. Raadpleeg voor meer informatie het Privacybeleid van HubSpot: https://legal.hubspot.com/privacy-policy.
6. ”Mailcheap” (optioneel) is een dienst van Cyberlabs, Inc, 9450 SW Gemini DR, PMB 90201, Beaverton, Oregon 97008-7105, VS. Op ons platform heeft u de mogelijkheid om e-mailaccounts in te stellen met uw eigen domein (bijv. max.mustermann@vereinsname.com). Deze dienst kan optioneel voor u worden geactiveerd als u van deze tool gebruik wilt maken. Bij het aanmaken van het account voeren wij uw voor- en achternaam, clubnaam en een back-up e-mailadres in, welke vervolgens worden opgeslagen op de servers van Mailcheap. Vervolgens wordt u geïnformeerd over de registratie en gevraagd een account aan te maken. De verwerking die door Mailcheap na het doorsturen wordt uitgevoerd, maakt geen deel uit van de gezamenlijke verantwoordelijkheid. De registratie bij Mailcheap en de bijbehorende gegevensverwerkingsactiviteiten zijn gebaseerd op uw toestemming (Art. 6(1)(a) AVG). Details hierover kunt u lezen in het privacybeleid van Mailcheap via de volgende link: https://www.mailcheap.co/privacypolicy.html
7. "Mailerlite" (alleen clubbeheerders) is een dienst van UAB "MailerLite", J. Basanavičiaus 15, LT-03108 Vilnius, Litouwen. We gebruiken Mailerlite om per e-mail met onze klanten, meer specifiek de clubbeheerders, te communiceren. We sturen regelmatig e-mails naar clubbeheerders om hen te informeren over wijzigingen, verbeteringen of andere ontwikkelingen op ons platform om een beter en eenvoudiger gebruik te vergemakkelijken. Gegevens zoals voor- en achternaam, e-mailadres, clubnaam, pakket, taal en land van de club worden opgeslagen op de servers van MailerLite. U kunt zich op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. Hiervoor bieden we in elk nieuwsbriefbericht een bijbehorende afmeldlink aan. MailerLite stelt ons in staat om onze nieuwsbriefcampagnes te analyseren. We kunnen bijvoorbeeld zien of een nieuwsbriefbericht is geopend en op welke links eventueel is geklikt. Op deze manier kunnen we bepalen op welke links bijzonder vaak is geklikt. MailerLite stelt ons ook in staat om de nieuwsbriefontvangers in verschillende categorieën in te delen (“clustering”). De nieuwsbriefontvangers kunnen bijvoorbeeld worden ingedeeld naar taal of land. Op deze manier kunnen de nieuwsbrieven beter worden aangepast aan de respectievelijke doelgroepen. Gedetailleerde informatie over de functies van MailerLite is te vinden op de volgende link: https://www.mailerlite.com/features. Het privacybeleid van MailerLite is te vinden op: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy.
8. ”Quickbooks” is een dienst van Intuit, Inc, 2700 Coast Ave, Mountain View, Californië 94043, VS. We gebruiken Quickbooks als onze boekhoudtool.
Het gebruik van Quickbooks is gebaseerd op Art. 6(1)(f) AVG. De exploitant van de website heeft een gerechtvaardigd belang bij een zo efficiënt mogelijk klantenbeheer en klantcommunicatie. Indien er een bijbehorende toestemming is gevraagd, is de verwerking uitsluitend gebaseerd op Art. 6(1)(a) AVG. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Zie voor details het privacybeleid van Intuit: https://www.intuit.com/privacy/protect-your-privacy/.
Gegevensoverdracht naar de VS is gebaseerd op de modelcontractbepalingen van de EU-commissie. Details zijn hier te vinden: https://quickbooks.intuit.com/uk/legal/data-processing-agreement/.
We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met de bovengenoemde aanbieder. Dit is een door de privacywetgeving vereist contract dat ervoor zorgt dat deze aanbieder de persoonsgegevens van onze bezoekers alleen verwerkt volgens onze instructies en in overeenstemming met de AVG.
9. Onder relaties van onderaanneming in de zin van dit contract vallen uitsluitend die diensten die rechtstreeks verband houden met de levering van de hoofddienst. Ondersteunende diensten zoals transport, onderhoud en reiniging evenals het gebruik van telecommunicatiediensten of gebruikersdiensten vallen hier niet onder.
8. Rechten en verplichtingen van de Klant
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de beoordeling van de toelaatbaarheid van de in opdracht gegeven verwerking en voor het waarborgen van de rechten van de betrokkenen.
De Klant zorgt ervoor dat elke uitwisseling van gegevens met Verbonden Organisaties juridisch is verduidelijkt en gewaarborgd. De Klant zorgt ervoor dat de wettelijk vereiste Gegevensverwerkingsovereenkomsten tussen de Klant en de Verbonden Organisaties aanwezig zijn. Door Clubee te instrueren om een structuur voor het delen van gegevens met Verbonden Organisaties op te zetten, stemt de Klant ermee in Clubee te vrijwaren en schadeloos te stellen voor claims, aansprakelijkheden, schade of kosten die direct of indirect voortvloeien uit het delen van dergelijke gegevens. De Klant is onvoorwaardelijk aansprakelijk voor eventuele klachten en juridische gevolgen die voortvloeien uit deze gegevensuitwisseling.
De Klant zorgt ervoor dat hij Toestemming heeft ontvangen van de Personen en Gebruikers om hun persoonsgegevens te beheren.
De Klant dient alle opdrachten, deelopdrachten of instructies schriftelijk, per e-mail of per brief te verstrekken. In dringende gevallen kunnen instructies mondeling worden gegeven. De Klant dient dergelijke instructies onverwijld schriftelijk te bevestigen.
De Klant zal Clubee onmiddellijk informeren indien hij fouten of onregelmatigheden ontdekt.
9. Meldingsplichten
1. Clubee stelt de Klant onverwijld in kennis van eventuele inbreuken in verband met de beveiliging van de namens de Klant verwerkte persoonsgegevens. Redelijke vermoedens hiervan moeten eveneens worden gemeld. De melding moet binnen 72 uur nadat Clubee kennis heeft gekregen van de betreffende gebeurtenis worden verzonden naar een door de Klant opgegeven (e-mail)adres. Deze moet ten minste de volgende informatie bevatten:
een omschrijving van de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en het aantal betrokkenen bij benadering, de betrokken categorieën en het aantal persoonsgegevensregisters bij benadering;
de naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt voor meer informatie;
een omschrijving van de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
een omschrijving van de door Clubee genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken en, in voorkomend geval, de maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen daarvan te beperken
2. Significante storingen in de uitvoering van de verwerking en inbreuken op de regelgeving inzake gegevensbescherming of de bepalingen van dit contract door Clubee of de bij haar werkzame personen moeten eveneens onmiddellijk worden gemeld.
3. Clubee informeert de Klant onmiddellijk over eventuele inspecties of maatregelen door toezichthoudende autoriteiten of andere derden voor zover deze betrekking hebben op de gegevensverwerking.
4. Clubee garandeert dat zij de Klant voor zover nodig zal ondersteunen bij het nakomen van zijn verplichtingen op grond van art. 33 en 34 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Eventuele meldingen van de Klant aan Clubee in het kader van deze privacyovereenkomst dienen zowel per post als per e-mail te worden gedaan aan management@clubee.com
10. Beëindiging van de gegevensverwerking
Indien bij beëindiging van de contractuele relatie van de Hoofdovereenkomst verwerkte gegevens of kopieën daarvan zich nog onder de beschikkingsmacht van Clubee bevinden, zal Clubee, naar keuze van de Klant, de gegevens vernietigen of aan de Klant overdragen. De Klant dient deze keuze 4 weken voor de beëindiging van het contract kenbaar te maken. Indien dit niet gebeurt, heeft dit de vernietiging van de gegevens op de dag van contractbeëindiging tot gevolg. De vernietiging moet zodanig worden uitgevoerd dat het herstellen van zelfs restinformatie met redelijke inspanning niet meer mogelijk is. Fysieke vernietiging dient te geschieden in overeenstemming met DIN 66399.
Clubee is verplicht zorg te dragen voor de vernietiging of teruggave van de goederen.
Documentatie die dient als bewijs van een correcte gegevensverwerking wordt door Clubee bewaard tot ten minste het einde van het tweede kalenderjaar na het einde van het contract. Clubee kan deze aan de Klant overhandigen voor de kwijting van de Klant.
11. Aansprakelijkheid
De Klant en Clubee zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de vergoeding van schade die een persoon lijdt als gevolg van ongeoorloofde of onjuiste gegevensverwerking binnen het kader van de contractuele relatie.
Clubee draagt de bewijslast dat schade niet het gevolg is van een omstandigheid die aan haar te wijten is, voor zover de betreffende gegevens door haar onder deze overeenkomst zijn verwerkt. Clubee is jegens de Klant aansprakelijk voor alle schade die verwijtbaar en uitsluitend is veroorzaakt door Clubee, haar werknemers of de door haar ingeschakelde onderaannemers ter uitvoering van het contract in verband met het verlenen van de in opdracht gegeven contractuele dienst.
De punten (1) and (2) zijn niet van toepassing indien de schade is veroorzaakt door de juiste uitvoering van de in opdracht gegeven dienst of een door de Klant gegeven instructie. In een dergelijk geval is de Klant als enige aansprakelijk.
12. Contractuele boete
In het geval van verwijtbare inbreuken op haar verplichtingen uit hoofde van dit contract, verbeurt Clubee een contractuele boete die in verhouding staat tot de inbreuk. De contractuele boete wordt in het bijzonder verbeurd in het geval van tekortkomingen in de uitvoering van de overeengekomen technische en organisatorische maatregelen.
In het geval van een inbreuk op de gegevensverwerkingsovereenkomst door Clubee, is de door Clubee te betalen boete beperkt tot een eenmalige betaling. Deze betaling bedraagt maximaal 10% van de jaarlijkse abonnementskosten die de Klant aan Clubee betaalt, beperkt tot de toepasselijke kosten van uitsluitend het lopende contractjaar. De boete is alleen van toepassing indien de Klant al zijn door Clubee verzonden facturen tijdig heeft voldaan.
De contractuele boete is opeisbaar na schriftelijke bekendmaking van het bedrag aan Clubee.
De contractuele boete heeft geen invloed op andere aanspraken van de Klant.
13. Diversen
Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst is in het Engels opgesteld en vertaald in andere talen voor het gemak van de bezoekers en Klanten/Gebruikers. Bezoekers en Klanten/Gebruikers kunnen andere taalversies openen en bekijken door de taalinstellingen van de Clubee-website te wijzigen. Indien een vertaalde (niet-Engelse) versie van deze Algemene Voorwaarden op enigerlei wijze strijdig is met de Engelse versie, prevaleren de bepalingen van de Engelse versie.
Beide partijen zijn verplicht om alle kennis van zakengeheimen en gegevensbeveiligingsmaatregelen van de andere partij die binnen het kader van de contractuele relatie zijn verkregen, als vertrouwelijk te behandelen, ook na de beëindiging van het contract. Indien er twijfel bestaat of informatie onder de geheimhoudingsplicht valt, dient deze als vertrouwelijk te worden behandeld totdat deze schriftelijk door de andere partij is vrijgegeven.
Indien het eigendom van de Klant in gevaar wordt gebracht door maatregelen van derden (zoals beslaglegging of inbeslagname), insolventie- of akkoordprocedures of andere gebeurtenissen, moet Clubee de Klant onmiddellijk informeren.
Aanvullende overeenkomsten moeten schriftelijk worden aangegaan en uitdrukkelijk naar deze overeenkomst verwijzen.
Mochten afzonderlijke delen van deze overeenkomst ongeldig zijn, dan tast dit de geldigheid van het overige deel van de overeenkomst niet aan.
